راهکار برای سازمانهای عمرانی و کارفرمایی



سازمانها و شرکت های عمرانی و کارفرمایی بزرگ برای انجام پروژه های خود طبق ضوابط و فرآیندهای سازمانی، از طریق برگزاری مناقصه و شناسایی پیمانکاران ،‌ برون سپاری پروژه ها را انجام می دهند.

بر این اساس اجرای هر پروژه شرایط خاص مختص به خود را داشته و حوزه های عملیاتی و نظارتی مختلف و مرتبط با پروژه نیز پایش اطلاعات عملکرد و مقایسه با برنامه اولیه در دستور کار خود قرار می دهند .

مسائل عمده در سازمان های عمرانی و کارفرمایی :

  • اجرای تعداد زیاد و همزمان پروژه های سازمان .
  • متنوع  بودن پروژه ها .
  • پراکندگی و موقعیت جغرافیایی پروژه ها .
  • محدود بودن منابع و پیچیدگی در مدیریت تأمین منابع .
  • عدم کنترل در استفاده بهینه از منابع پروژه ها بخصوص منابع مالی پروژه .
  • نامطلوب بودن ارتباطات اطلاعاتی بین حوزه های مختلف که عمدتاً جزیره ای می باشند. مانند دفتر برنامه ریزی و کنترل پروژه ،‌ دفتر فنی و مهندسی ، حوزه مالی و بودجه و درنهایت تعامل هر یک از حوزه ها بصورت منفک با مدیریت سازمان پروژه ها .
  • پیچیدگی در تعریف و استفاده از شاخص های استاندارد و عملکرد سازمانی به دلیل عدم یکپارچگی اطلاعات و محدودیت های دورن سازمانی و برون سازمانی .
  • عدم استفاده از اطلاعات پروژه ها جهت توسعه و رشد تعالی سازمانی .

راهکارهای ارائه شده در حوزه عملیاتی کارفرما :

  • تعریف پروژه بصورت Unique و بعنوان محور اصلی اطلاعات .
  • تجمیع اطلاعات کلیه پروژه ها در یک بانک اطلاعاتی و استفاده از سیستم تحت وب بین ارکان اجرایی پروژه ها (کارفرما / مشاوران / پیمانکاران) و ایجاد هماهنگی بین آنها.
  • یکپارچگی اطلاعات پروژه ها و ایجاد زبان مشترک بین حوزه های عملیاتی سازمان در رابطه با پروژه ها (بودجه و اعتبارات ، دفتر برنامه ریزی و کنترل پروژه ها ، فنی و مهندسی ، مدیریت ارشد سازمان) .
  • بودجه ریزی طرح ها و پروژه ها (بودجه مورد نیاز ، منابع تخصیص بودجه ، اعتبار تخصیص داده شده ، هزینه شده) .
  • موافقتنامه و عملیات .
  • تسهیل در ارتباط و تسهیل در عملیات بین ارکان اجرایی پروژه و سرعت بخشیدن به تولید و نظارت بر اطلاعات پروژه و در نتیجه تصمیم گیری های کارفرما و کاهش بروکراسی اداری .
  • دسته بندی پروژه ها از طریق گروه و زیر گروه جهت آنالیز و استخراج گزارشات و قیاس های متنوع بین پروژه ها .

مثال :‌ (گروه = عمرانی / زیر گروه = سد سازی ، آبیاری و زه کشی و … )

 

  • محاسبه متره و برآورد پروژه با روش متره باز که از این طریق به کارفرما کمک می شود که با استفاده از فهرست بهاء ، آنالیز بهاء ، نرخ عوامل و درنهایت منابع پروژه ،‌ فرآیند محاسبه متره و برآورد پروژه را انجام و سیستم مدیریت پروژه  همراهان با توجه به یکپارچگی اطلاعات ، بصورت سیستمی گانت پیشنهادی پروژه را ترسیم می نماید. بنابراین عوامل کنترل مستندات پیشنهادی از سوی پیمانکاران به سهولت انجام می گردد.
  • امکان تعریف ساختار شکست فعالیتها و متناظر کردن آن با فعالیت های پروژه بعنوان فهرست بهاء خاص پروژه (برای پروژه های خاص)

امکان تعریف طرح ، پروژه های والد و و پروژه های فرزند (زیر پروژه) :

  • در رابطه با این موضوع هر زیر پروژه دارای وزن ، پیمانکار و قرارداد مربوط به خود را داشته و با پیشرفت هر یک از زیر پروژها ، پروژه والد نیز پیشرفت می کند.
  • کنترل و تأیید محاسبات پیشرفت فیزیکی بصورت فرآیندی (پیشنهادی ، تأیید ، تصویب) که از طریق پیمانکاران و یا مشاوران در سیستم محاسبه شده اند.
  • محاسبات پیشرفت فیزیکی بر اساس محاسبات وزنی ( مبلغ / مدت و یا تلفیقی از هر دو) برای هر پروژه انجام می گیرد.

محاسبه صورت وضعیت پروژه ها :

  • کنترل و تأیید و اصلاح صورت وضعیت های پروژه بصورت فرآیند تأیید چهار مرحله ای(ریز متره ، خلاصه متره ، برگه مالی ) که از طریق پیمانکاران و یا مشاوران در سیستم محاسبه شده اند.
  • محاسبات پیشرفت ریالی بر اساس محاسبات صورت وضعیت.
  • امکان آرشیو کلیه فایل های مربوط به مستندات پروژه و در دسترس و مورد استفاده قرارگرفتن آنها بین افراد دارای مجوز پروژه

داشبورد مدیریت پروژه :

  • داشبورد مدیریت کل پروژه های کارفرما برای مدیران ارشد و تصمیم گیران کارفرما .
  • داشبورد مدیریت یک پروژه برای مدیر پروژه .

توسعه و رشد تعالی سازمانی :

با انجام هر پروژه در سازمان ، فعالیت هایی بصورت کلیدی و استاندارد در سطح شرکت انجام می گردد که می تواند کمک شایانی در مدیریت و بهبود در عملکرد سایر پروژه های جاری و یا پروژه های جدید گردد  که شامل موارد زیر می گردد .

تعریف فعالیت های استاندارد :

  • فعالیت های استاندارد با فعالیت های پروژه مرتبط می شوند .
  • فعالیت های استاندارد در گزارشات کارگاهی مورد استفاده قرار گرفته و کارگاه اطلاعات استاندارد شده تهیه می نماید .
  • با محاسبات پیشرفت فیزیکی هر یک از پروژه ها، بصورت اتوماتیک برای فعالیت های استاندارد درسطح سازمان نیز محاسبات پیشرفت انجام خواهد شد.
  • نمایش حجم کل انجام شده در فعالیت استاندارد ، به تفکیک هر یک از پروژه های مرتبط .
  • علاوه بر گانت اصلی پروژه ، امکان دسته بندی فعالیت های پروژه بر اساس رویکردهای مختلف و با استفاده از فعالیت های استاندارد نیز وجود دارد. بنابراین امکان تعریف گانت های مختلف مانند : آرماتور بندی ،‌ قالب بندی ، بتن ریزی و … برای یک پروژه نیز وجود دارد .

راهکارهای ارائه شده در حوزه عملیاتی پیمانکاران :

  • محاسبه صورت وضعیت و تعدیل پروژه ها (ریز متره- خلاصه متره- برگه مالی) .
  • محاسبه پیشرفت فیزیکی فعالیت های پروژه در آخرین سطح ساختار شکست فعالیت ها و بر اساس محاسبات وزنی پروژه که قبلاً محاسبه شده است.